Reactive Sales Coordinator
Dipartimento: Reactive
Sede: Rome Marriott Park Hotel
Riporta a: Responsabile dei servizi congressuali
Tipo di contratto: Full-time
Obiettivo del ruolo
Il/La Reactive Sales Coordinator è responsabile della gestione tempestiva ed efficace delle richieste commerciali relative a gruppi, meeting ed eventi, contribuendo alla massimizzazione dei ricavi della struttura attraverso la conversione delle opportunità di vendita in prenotazioni confermate.
Il ruolo contribuisce direttamente al posizionamento della struttura garantendo un servizio commerciale orientato al cliente e coerente con i valori Marriott: People First, Pursue Excellence, Embrace Change, Act with Integrity e Serve Our World.
Responsabilità principali
- Gestire tempestivamente le richieste telefoniche e via e-mail relative a gruppi, meeting aziendali ed eventi, raccogliendo e definendo tutti i dettagli necessari.
- Collaborare con il team Sales per convertire prenotazioni in opzione o trattativa in prenotazioni confermate, anticipando le esigenze dei clienti e massimizzando le opportunità di business.
- Assicurare un costante follow-up delle richieste pendenti, opzioni e trattative, con l'obiettivo di incrementare il tasso di conversione.
- Predisporre offerte commerciali, contratti, BEO (Banquet Event Orders) e tutta la documentazione necessaria, garantendone accuratezza e completezza.
- Coordinare il passaggio delle pratiche confermate al reparto Eventi, assicurando una transizione efficace e un tempestivo contatto con il cliente.
- Proporre soluzioni alternative e personalizzate che soddisfino le esigenze del cliente nel rispetto delle linee guida e delle strategie commerciali dell'hotel.
- Partecipare alle site inspection e agli incontri con clienti interessati a gruppi, meeting ed eventi.
- Mantenere aggiornati sistemi, database e strumenti di vendita, garantendo la corretta registrazione delle informazioni.
- Collaborare con i reparti operativi coinvolti per assicurare un'esperienza cliente fluida e coerente.
- Applicare le policy aziendali in materia di privacy, etica, sicurezza e comportamento professionale.
Requisiti specifici
Formazione ed esperienza:
- Laurea in Sales & Marketing, Turismo, Hospitality Management o discipline affini.
- Almeno 2 anni di esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente all'interno di realtà alberghiere internazionali o aziende del settore turistico.
- Esperienza nella gestione di gruppi, meeting ed eventi costituisce titolo preferenziale.
Competenze tecniche:
- Conoscenza avanzata del sistema Opera PMS (versione Cloud o On-Premise).
- Buona conoscenza del sistema gestionale Opera / Fidelio OPERA.
- Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office e dei principali strumenti digitali.
- Conoscenza fluente della lingua inglese (livello minimo B2), sia scritta che parlata.
- Capacità di redazione di offerte commerciali, contratti e documentazione relativa a eventi e gruppi.
- Familiarità con processi di vendita alberghiera e revenue management
Competenze trasversali:
- Forte orientamento al cliente e capacità di costruire relazioni professionali efficaci.
- Eccellenti capacità comunicative, negoziali e organizzative.
- Attitudine commerciale e orientamento al raggiungimento degli obiettivi.
- Precisione e attenzione ai dettagli nella gestione delle pratiche commerciali.
- Capacità di lavorare in team e di collaborare in modo proattivo con reparti interfunzionali.
- Problem solving e capacità di gestire più attività contemporaneamente rispettando le scadenze.
- Comportamento trasparente, rispettoso e conforme alle policy aziendali e normative vigenti.
- Flessibilità e adattabilità in un ambiente dinamico e orientato ai risultati.
Cosa offriamo
- Ambiente di lavoro dinamico e internazionale.
- Opportunità di crescita all’interno del gruppo Marriott.
- Formazione continua e accesso a programmi di sviluppo professionale.
- Benefit aziendali e sconti su soggiorni Marriott a livello globale.
- Condizioni economiche competitive e allineate al mercato dell’hospitality.
Reactive Sales Coordinator
Department: Reactive
Location: Rome Marriott Park Hotel
Reports to: Conference Services Manager
Contract type: Full-time
Role Purpose
The Reactive Sales Coordinator is responsible for managing group, meeting, and event inquiries in a timely and efficient manner, contributing to the hotel's revenue growth through the successful conversion of sales opportunities into confirmed business.
The role directly contributes to the positioning of the property by delivering a customer-focused sales experience aligned with Marriott’s core values: People First, Pursue Excellence, Embrace Change, Act with Integrity, and Serve Our World.
Key Responsibilities
- Manage telephone and email inquiries related to group bookings, corporate meetings, and events, gathering and defining all relevant details.
- Work closely with the Sales Team to convert tentative and optional bookings into confirmed business by anticipating client needs and maximizing sales opportunities.
- Conduct timely follow-up activities on all pending, optional, and tentative business to increase conversion rates.
- Prepare proposals, contracts, Banquet Event Orders (BEOs), and all related sales documentation, ensuring accuracy and completeness.
- Coordinate the handover of confirmed group business to the Events Department, ensuring a smooth transition and timely client follow-up.
- Recommend alternative solutions tailored to client requirements while ensuring compliance with hotel policies and commercial strategies.
- Participate in client site inspections and meetings related to group business opportunities.
- Maintain accurate records within sales systems, databases, and reporting tools.
- Collaborate effectively with operational departments to ensure a seamless customer experience.
- Apply company policies regarding privacy, ethics, safety, and professional conduct.
Specific Requirements
Education & Experience:
- Bachelor’s Degree in Sales & Marketing, Tourism, Hospitality Management, or a related field.
- Minimum of 2 years of experience in a similar role, preferably within international hotel companies or tourism organizations.
- Previous experience in group sales, meetings, and events management is considered a strong advantage.
Technical Skills:
- Good knowledge of Opera PMS / Fidelio OPERA.
- Strong proficiency in Microsoft Office and digital business tools.
- Fluent English (minimum B2 level), both written and spoken.
- Ability to prepare commercial proposals, contracts, and event-related documentation.
- Familiarity with hotel sales processes and revenue management principles.
Soft Skills:
- Strong customer focus and ability to build effective professional relationships.
- Excellent communication, negotiation, and organizational skills.
- Commercial mindset with a results-oriented approach.
- Strong attention to detail and accuracy in managing sales activities.
- Ability to work collaboratively across departments and within cross-functional teams.
- Strong problem-solving skills and ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Transparent, respectful conduct aligned with company policies and regulations.
- Flexibility and adaptability within a fast-paced, performance-driven environment.
What We Offer
- A dynamic, international, and inclusive working environment.
- Career growth opportunities within the Marriott network.
- Continuous training and access to professional development programs.
- Company benefits and discounted rates at Marriott properties worldwide.
- Competitive compensation aligned with the hospitality market.
- Direct employment under a fixed-term contract in accordance with the Federturismo AICA National Collective Labor Agreement (CCNL).
