Collaboratore/Collaboratrice per Segreteria Organizzativa Congressuale, Grafica e Gestione Web
Siamo alla ricerca di un/una collaboratore/collaboratrice da inserire all’interno della nostra struttura per attività di segreteria organizzativa congressuale, comunicazione grafica e aggiornamento di siti internet dedicati a congressi, eventi formativi, meeting scientifici e iniziative aziendali.
La figura selezionata sarà coinvolta nella gestione completa dell’evento, affiancando il team nelle diverse fasi organizzative: dalla pianificazione iniziale fino alla realizzazione operativa del congresso e alla gestione delle attività successive alla sua conclusione.
Il ruolo richiede precisione, capacità organizzativa, attenzione ai dettagli, buone doti relazionali e predisposizione al lavoro su più attività contemporaneamente. È fondamentale saper lavorare con metodo, rispettare le scadenze e gestire con serietà i rapporti con clienti, partecipanti, relatori, sponsor, fornitori e partner.
Principali attività e responsabilità
La risorsa si occuperà del supporto alla progettazione, organizzazione e gestione operativa di congressi, convegni, corsi, meeting ed eventi, seguendo le attività necessarie alla corretta realizzazione dell’evento.
In particolare, la figura sarà coinvolta nella gestione della segreteria organizzativa, nella raccolta e aggiornamento delle informazioni relative all’evento, nel coordinamento delle iscrizioni, nella predisposizione dei programmi, nella gestione delle comunicazioni con partecipanti, relatori, aziende sponsor, fornitori e strutture congressuali.
La risorsa potrà occuparsi anche della gestione dei rapporti con gli sponsor, dell’invio di proposte commerciali, della raccolta delle adesioni, del controllo della documentazione necessaria, della predisposizione e archiviazione di contratti, ordini, fatture e documenti amministrativi collegati all’evento.
Farà inoltre parte delle attività quotidiane il coordinamento con hotel, sedi congressuali, catering, service audio-video, allestitori, agenzie di viaggio, tecnici, provider ECM e altri fornitori coinvolti nell’organizzazione.
La figura selezionata contribuirà alla preparazione dei materiali congressuali, tra cui programmi, brochure, locandine, inviti, badge, attestati, cartellonistica, presentazioni, banner e materiali promozionali per sponsor ed espositori.
Sarà inoltre richiesta la gestione e l’aggiornamento dei siti internet relativi agli eventi, con inserimento di testi, immagini, programmi, schede relatori, moduli di iscrizione, documenti scaricabili, loghi sponsor e aggiornamenti informativi.
Durante lo svolgimento degli eventi, la risorsa potrà essere coinvolta nelle attività di accoglienza, registrazione partecipanti, supporto ai relatori, assistenza agli sponsor, controllo dei materiali, gestione delle esigenze operative e risoluzione di eventuali problematiche organizzative.
Requisiti richiesti
È richiesta una ottima conoscenza della lingua inglese, sia scritta che parlata, necessaria per la gestione di comunicazioni, materiali, relazioni con ospiti, relatori, sponsor o partecipanti internazionali.
È richiesta un’ottima conoscenza dei principali programmi di grafica, in particolare Adobe Illustrator, Adobe InDesign e Adobe Photoshop, per la realizzazione, modifica e impaginazione di materiali promozionali, congressuali e informativi.
È inoltre richiesta capacità di gestione e aggiornamento di siti internet, con inserimento e modifica di contenuti, immagini, documenti e pagine relative agli eventi.
Completano il profilo precisione, affidabilità, ordine, capacità di problem solving, autonomia operativa, buone capacità comunicative, predisposizione al rapporto con il pubblico e attitudine al lavoro in team.
Competenze preferenziali
Costituisce titolo preferenziale una precedente esperienza nell’organizzazione di congressi, eventi, segreterie organizzative, agenzie di comunicazione, provider ECM, segreterie scientifiche o realtà operanti nel settore medico-scientifico, formativo o aziendale.
Saranno valutate positivamente anche competenze nella gestione di newsletter, piattaforme di iscrizione online, CMS per siti web, mailing list, database partecipanti e strumenti digitali per la comunicazione.
Profilo ideale
Il/la candidato/a ideale è una persona seria, organizzata, precisa e motivata, capace di gestire attività diverse con ordine e responsabilità. Deve avere interesse per il settore congressuale ed essere disponibile a seguire ogni fase dell’evento, sia dal punto di vista organizzativo che comunicativo e operativo.
Cerchiamo una persona che sappia rapportarsi in modo professionale con interlocutori diversi, che sia in grado di lavorare sotto scadenza e che abbia voglia di crescere in un ambito dinamico, articolato e stimolante.
Possibilità di stage
Saranno prese in considerazione anche candidature con poca esperienza specifica nel settore congressuale, purché fortemente motivate, serie e interessate ad apprendere. In questi casi potrà essere valutato un inserimento iniziale tramite stage formativo, con affiancamento al team e possibilità di crescita professionale all’interno della struttura.
Offriamo
Inserimento in un ambiente professionale, dinamico e strutturato.
Coinvolgimento diretto nell’organizzazione di congressi, meeting ed eventi
Possibilità di crescita e formazione nel settore della segreteria organizzativa congressuale
Ruolo operativo, gestionale e creativo
Retribuzione: €492,44 - €2.462,46 al mese
Sede di lavoro: Di persona
