SEC Newgate Italia è la divisione italiana del gruppo globale SEC Newgate, realtà internazionale specializzata in comunicazione strategica, advocacy e reputation management. Con una squadra di 164 professionisti distribuiti in 16 regioni italiane e uffici nelle principali città — Milano, Roma, Venezia, Bari e Palermo — lavoriamo ogni giorno per creare un impatto positivo attraverso strategie di comunicazione efficaci e responsabili.
Tra i valori che ci guidano, il più caratterizzante è il rispetto: per le persone con cui lavoriamo, per i clienti che ci scelgono, per i partner che ci supportano, per l’ambiente in cui operiamo e per le comunità che ci accolgono.
Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant da inserire a supporto della Direzione.
Il ruolo e le principali responsabilità
La persona avrà un ruolo centrale nel garantire un supporto organizzativo efficace, riservato e puntuale alla Direzione, contribuendo alla gestione delle priorità quotidiane e alla continuità operativa delle attività di supporto.
In particolare, si occuperà di:
Segreteria alta direzione
- Gestione e aggiornamento delle agende del CEO di Gruppo, della CEO Italia e del Direttore Generale Italia, incluse priorità, meeting, contatti e materiali correlati.
- Organizzazione di viaggi e trasferte, con prenotazione di treni, voli, hotel e gestione della relativa documentazione.
- Supporto nell’organizzazione di meeting direzionali, inclusa la predisposizione di sale, collegamenti, materiali e follow-up operativi.
- Accoglienza e gestione degli ospiti della Direzione, assicurando professionalità, cura e attenzione all’esperienza di visita.
- Contrattualistica
- Presidio della gestione documentale dei contratti clienti e dei relativi rinnovi, assicurando correttezza, tracciabilità e tempestiva trasmissione all’Amministrazione della documentazione controfirmata.
- Inserimento e aggiornamento dei contratti nel gestionale di timesheet e apertura dei profili correlati sulla base delle indicazioni dei Client Director.
Gare e portali fornitori
- Controllo e istruzione dei processi di gara relativamente all’accesso alle piattaforme di registrazione e caricamento, condivisione di inviti e informazioni con la direzione e i team di progetto, controllo delle tempistiche e delle comunicazioni.
- Predisposizione della documentazione amministrativa richiesta, gestione dei processi collegati (es. acquisizione dati amministrativi e HR, richiesta fideiussioni, pagamenti ANAC ecc.) e caricamento finale della documentazione tecnica ed economica.
- Registrazione ai portali fornitori e gestione della documentazione richiesta e dei relativi aggiornamenti.
In caso di necessità, supplenza nella gestione delle attività di centralino, reception e office management dell’agenzia.
La persona che stiamo cercando
La persona che stiamo cercando è precisa, affidabile e riservata, capace di gestire informazioni sensibili con attenzione e responsabilità. Cerchiamo una figura organizzata, autonoma e proattiva, in grado di anticipare esigenze, priorità e possibili criticità, mantenendo sempre un approccio concreto e orientato alla soluzione.
È importante che abbia ottime capacità relazionali e comunicative, un'ottima della lingua inglese e che sappia interfacciarsi con naturalezza con interlocutori diversi, interni ed esterni all’organizzazione. Completano il profilo collaborazione, attenzione al dettaglio, metodo e cura nella gestione documentale, amministrativa e contrattuale.
Cosa offriamo
- Contratto a tempo indeterminato, con una RAL indicativa compresa tra 30.000 e 35.000 euro annui lordi, commisurata all’esperienza e alle competenze della persona individuata.
- Un contesto professionale dinamico, internazionale e collaborativo.
- Un ruolo trasversale, concreto e centrale per il buon funzionamento dell’organizzazione, a contatto con le diverse funzioni aziendali.
Per candidarti, invia il tuo CV a [email protected] indicando nell’oggetto “Candidatura – Executive Assistant”.
SEC Newgate Italia offre pari opportunità di lavoro e si impegna a promuovere diversità e inclusione, senza alcuna distinzione di genere, etnia, orientamento sessuale o abilità.
Retribuzione: €30.000,00 - €35.000,00 all'anno
Benefit:
Sede di lavoro: Di persona
