Aleandri Project & Consulting S.r.l., società di ingegneria specializzata nella progettazione integrata, ricerca un/una Office Manager / Addetto/a alla Segreteria Amministrativa da inserire stabilmente nel proprio organico con contratto di lavoro subordinato part-time.
La risorsa lavorerà dal lunedì al venerdì, dalle ore 8:30 alle ore 13:00, e rappresenterà il punto di riferimento per l'organizzazione quotidiana della società, supportando la Direzione nella gestione amministrativa, organizzativa e operativa dello studio e contribuendo al corretto funzionamento delle attività aziendali.
La figura si occuperà della gestione della segreteria generale, della corrispondenza telefonica ed elettronica, della PEC, dell'organizzazione delle agende, degli appuntamenti e delle riunioni, dell'accoglienza di clienti, consulenti e fornitori e della predisposizione, archiviazione e gestione della documentazione amministrativa aziendale, garantendo il mantenimento di archivi ordinati, aggiornati e facilmente consultabili.
Collaborerà con la Direzione, con i Project Manager e con i collaboratori della società nella gestione documentale delle commesse, curando l'aggiornamento delle anagrafiche di clienti, fornitori, collaboratori e contratti, monitorando le principali scadenze amministrative e verificando il rispetto delle procedure interne.
La risorsa sarà responsabile del controllo di gestione dei collaboratori attraverso il software bPilot, verificando la corretta compilazione delle attività, delle ore lavorate e delle commesse, monitorando lo stato di avanzamento delle prestazioni, predisponendo report periodici e segnalando eventuali anomalie alla Direzione, al fine di garantire un costante controllo dell'andamento operativo ed economico della società.
La figura svolgerà inoltre un'attività di controllo generale dell'andamento amministrativo aziendale mediante il software bPilot, verificando la corretta gestione delle fatture emesse e ricevute, monitorando gli indicatori economici delle commesse e supportando la Direzione nelle attività di pianificazione e controllo. Coordinerà le principali scadenze fiscali e amministrative della società, predisponendo la documentazione necessaria per il commercialista, verificando il corretto pagamento di imposte, contributi, modelli F24, rateizzazioni e altri adempimenti periodici e mantenendo i rapporti con il commercialista, il consulente del lavoro, gli istituti di credito e gli altri consulenti esterni. La contabilità ordinaria rimane affidata ai professionisti incaricati.
La risorsa sarà inoltre responsabile della gestione operativa dello studio, assicurando il mantenimento dell'ordine e dell'efficienza degli uffici, degli archivi e delle aree comuni, organizzando l'approvvigionamento di cancelleria, consumabili, materiali e attrezzature, gestendo i rapporti con fornitori, corrieri e manutentori, organizzando le trasferte del personale e garantendo il corretto funzionamento logistico e organizzativo della società.
Si richiede esperienza maturata in ruoli analoghi, preferibilmente presso studi professionali, società di ingegneria, architettura o consulenza. Costituiscono requisiti essenziali precisione, affidabilità, riservatezza, autonomia operativa, ottime capacità organizzative, predisposizione al problem solving, capacità di gestire contemporaneamente attività diverse e di relazionarsi con clienti, collaboratori e fornitori. È richiesta un'ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, con particolare riferimento a Excel e Word. La conoscenza del software bPilot costituirà titolo preferenziale.
Contratto applicato: CCNL Studi Professionali.
Orario di lavoro: Part-time 22,5 ore settimanali, dal lunedì al venerdì dalle ore 8:30 alle ore 13:00.
Inquadramento: III livello del CCNL Studi Professionali.
Retribuzione: commisurata all'esperienza e alle competenze del candidato, nel rispetto del III livello previsto dal CCNL Studi Professionali.
Sede di lavoro: Roma Prati.
La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi (L. 903/77 e D.Lgs. 198/2006) e a persone di tutte le età e nazionalità, ai sensi dei D.Lgs. 215/2003 e 216/2003
Domande di preselezione:
- In quanto tempo saresti disponibile a iniziare a lavorare qualora fossi selezionato/a?
- Hai esperienza nel controllo e monitoraggio delle commesse, delle ore dei collaboratori e degli indicatori gestionali attraverso software gestionali (es. bPilot) o fogli Excel?
- Risiedi o sei stabilmente domiciliato/a in una zona facilmente raggiungibile dalla sede di Aleandri Project & Consulting, con tempi di percorrenza compatibili con un lavoro full time in presenza?
Sede di lavoro: Di persona
