Chi siamo:
Lo.Li. Pharma International è un'azienda innovativa e all'avanguardia nel settore degli integratori alimentari e dispositivi medici. Crediamo nella forza delle persone e nella collaborazione per raggiungere risultati straordinari. Stiamo cercando un Office Coordinator che condivida la nostra passione e voglia unirsi al nostro team per contribuire al nostro successo.
Descrizione del ruolo:
Sei una persona organizzata, proattiva e con eccellenti capacità comunicative? Allora potresti essere la persona che stiamo cercando! Come Office Coordinator, sarai il cuore pulsante delle nostre attività di front e back office, garantendo un ambiente di lavoro armonioso e ben organizzato.
Responsabilità principali:
- 1. Organizzazione delle trasferte aziendali
- Gestione dei rapporti con agenzie di viaggio, convenzioni e contratti.
- Ricerca e selezione di nuovi fornitori per servizi legati ai viaggi.
- Raccolta delle informazioni relative alle trasferte: date, destinazioni, finalità e preferenze.
- Prenotazione di voli, hotel, noleggio auto e altri servizi in linea con le policy aziendali.
- Gestione logistica completa delle trasferte (trasporti, eventi, riunioni esterne, check-in/check-out).
- Invio puntuale ai dipendenti delle conferme e dei dettagli di viaggio.
- Gestione di richieste particolari, come esigenze specifiche della direzione.
- Verifica di visti e documenti necessari per i viaggi internazionali.
- Archiviazione ordinata di documenti e informazioni di viaggio.
- Assistenza al personale durante i viaggi per risolvere eventuali imprevisti.
- 2. Attività di supporto alla Direzione Generale
- Pianificazione di appuntamenti, riunioni ed eventi in collaborazione con la Direzione.
- Programmazione di meeting interni ed esterni in base alle disponibilità.
- Invio di inviti, promemoria, conferme e gestione di variazioni o cancellazioni.
- Coordinamento con stakeholder interni ed esterni per la pianificazione.
- Supporto operativo al Direttore Generale su attività quotidiane (viaggi, auto, dispositivi, assicurazioni, sinistri, ecc.).
- 3. Attività di segreteria generale
- Gestione archivio di segreteria (pratiche, documenti, contratti).
- Gestione quotidiana dell’ufficio (ordini cancelleria, assistenza IT, libro firma).
- Coordinamento con i fornitori: richiesta preventivi, gestione fatture, pianificazione interventi.
- Gestione e smistamento di telefonate e corrispondenza (in entrata e uscita).
- Accoglienza ospiti.
- 4. Gestione operativa e supporto interno
- Proposte di spesa del dipartimento fino al budget autorizzato.
- Compilazione e verifica delle richieste di acquisto (RDA), in supporto all’amministrazione.
- Pianificazione delle riunioni aziendali: gestione calendario, prenotazione spazi e risorse.
- Coordinamento servizi accessori (catering, traduzioni, ecc.).
- Organizzazione percorsi di job rotation per i nuovi assunti.
- Gestione delle SIM e dei telefoni aziendali.
- Gestione operativa degli acquisti, manutenzioni e servizi relativi alla flotta aziendale (fleet management operativo).
- 5. Facilities management
- Controllo degli spazi comuni.
- Supervisione del personale di pulizia, autista, giardiniere.
- Coordinamento degli interventi di manutenzione.
- Monitoraggio del rispetto delle procedure aziendali nell’area di competenza, per garantire efficienza e produttività.
Requisiti minimi:
- Diploma di scuola media superiore.
- Ottima conoscenza della lingua inglese, sia scritta che parlata.
- Ottima conoscenza del pacchetto Office 365
- Esperienza precedente in ruoli simili sarà considerata un plus.
Cosa offriamo:
- Un ambiente di lavoro positivo e stimolante, dove ogni contributo è valorizzato.
- Un pacchetto retributivo competitivo (28.000-30.000 euro), commisurato alle tue capacità e competenze.
