Project Management Assistant
Chi siamo
Filmmaster S.p.A è una realtà dinamica e internazionale che, dal 1976, crea esperienze straordinarie capaci di ridefinire il modo in cui i brand comunicano con il proprio pubblico. Attraverso eventi live, produzioni e contenuti media, trasformiamo idee in momenti memorabili che lasciano il segno.
Descrizione del ruolo
Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Project Management Assistant a supporto della Unit Integration. La risorsa riporterà direttamente all’Event Director e collaborerà trasversalmente con i membri del team su diverse attività operative e progettuali. Il ruolo prevede principalmente attività di coordinamento, supporto amministrativo e assistenza ai progetti, con possibilità di crescente coinvolgimento nelle dinamiche progettuali.
Responsabilità principali
1. Supporto amministrativo e organizzativo
- Aggiornamento e mantenimento del weekly progress della Unit
- Gestione e organizzazione della cartella Unit Integration (archiviazione, struttura, versioning documenti)
- Organizzazione e set-up di call e meeting (Teams/Zoom)
- Redazione di meeting minutes durante call interne ed esterne
- Supporto alle attività amministrative quotidiane del team
2. Supporto operativo e logistico
- Gestione delle prenotazioni di viaggi (voli, hotel) per membri della Unit, collaboratori e consulenti
- Monitoraggio delle attività del team e follow-up proattivo su task, scadenze e deliverable
- Supporto nel coordinamento interno per garantire allineamento e rispetto delle tempistiche
3. Supporto gare e documentazione
- Supporto nelle fasi di gara/tender, in particolare:
- Raccolta e coordinamento dei materiali
- Organizzazione della documentazione
- Verifica della completezza e coerenza dei contenuti
- Supporto nella gestione delle timeline e dei deliverable
4. Supporto ai progetti
- Supporto su attività specifiche di progetto a seconda delle necessità
- Collaborazione con i diversi referenti di progetto su task operativi e di coordinamento
- In questi casi, la risorsa potrà riportare funzionalmente ai Project Lead, mantenendo il riporto diretto all’Event Director
Requisiti
- Presenza su Milano (on-site)
- Disponibilità full-time
- Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità
- Attitudine proattiva e orientata alla soluzione
- Precisione e attenzione al dettaglio
- Capacità di lavorare su più task e con diversi interlocutori
- Ottime capacità comunicative
- Inglese fluente (obbligatorio)
- Familiarità con strumenti Office e Teams
Prospettive
Il ruolo rappresenta un punto di ingresso in un contesto internazionale dinamico, con possibilità di crescita progressiva verso attività di project management e coordinamento, e con prospettiva di inserimento stabile nel team.
Il presente annuncio è rivolto a candidati di entrambi i sessi, ai sensi delle Leggi 903/77 e 125/91.
Domande di preselezione:
- Sei disponibile per un tirocinio full-time ?
- Hai esperienza nell’utilizzo di Microsoft Office e Teams?
Lingua:
Sede di lavoro: Di persona
