Executive Assistant & Office Manager
L'Azienda
Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, lAzienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.
Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell'ufficio
Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie. Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l'organizzazione.
Responsabilità:
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Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.
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Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d'azione.
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Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.
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Gestisci l'organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari.
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Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell'azienda
- Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.
- Gestione dell'ufficio:
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Supervisiona le operazioni quotidiane dell'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
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Gestire l'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.
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Coordinarsi con i fornitori di servizi.
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Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.
- Supporto compliance documentale:
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Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali
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Punto di contatto e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione
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Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.
Competenze e qualifiche:
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Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
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Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d'Ufficio o un campo correlato (preferibile).
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Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.
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Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.
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Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.
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Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
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Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem
- Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.
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Capacità di lavorare in modo indipendente e in team.
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Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.
Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunità e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)
