JLL supports the Whole You, personally and professionally.
Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our industry; and we support them through professional growth, flexibility, and personalized benefits to manage life in and outside of work. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades, and technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, we empower you to shape a brighter way forward so you can thrive professionally and personally.
We are looking for a Facilities Manager for our Integrated Facility Management business line on our Amazon account dedicated team.
Role Purpose
The Facilities Manager (FM) is responsible for managing all aspects of facilities service as detailed in the scope of works section of the contract and will report to the Senior Facilities Manager or Regional FM. In this capacity, the role holder will be the person responsible for service delivery at specified locations, measured by contractual KPIs or SLAs. The role has functional accountability for an assigned sector of Client Sites, with responsibility for all aspects of client and tenant satisfaction.
The FM works directly with the local client to ensure thorough understanding of their objectives and the implementation of acceptable property-specific operating strategies that achieve required standards. Once developed, the FM oversees the implementation of all approved initiatives and programs by managing and coordinating the efforts of the FM team (including direct reports, service providers, contractors, and building employees) to achieve goals. The FM represents Jones Lang LaSalle in the local and regional business and real estate community to promote Jones Lang LaSalle's reputation and capabilities to prospective tenants and clients.
What this job involves
Communication with Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.)
Preparation and distribution of Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) information to client's satisfaction
Procurement of goods and services for client's buildings utilizing Jones Lang LaSalle sourcing teams
Hold regular meetings with Landlord, ensuring that terms of lease are being provided to client (e.g. external maintenance, central plant management)
Space evaluation and planning, updating of floor plans using client's architect partners
Responsibility for meeting KPIs and SLAs defined within the contract
Project Management during built-out phases, liaising with architects/landlords, organizing work schedules
Coach and guide all project teams (sub-contractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles
Site Inspections (with other members of Facility Team): daily cleaning, heating, ventilation, air conditioning, landscaping (when present)
Ensure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing and ensuring the correction of under-performance issues
Establish and operate the information systems necessary for effective scheduling and recording of contract work
Processing and controlling of invoices and work orders, opening and monitoring budgets in the financial system (Oracle), preparing and updating forecasts
Oversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating/fire extinguishing system, electrical installations etc.)
Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors in alignment with the procurement team
Planning and budgeting of internal fit out works and technical installations
Purchasing of furniture, organization of internal departmental office/space moves
Manage a team of receptionists and an Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, including allocating resource, delegating workload, ensuring adherence to best practices (roles not present on every site)
General administration of department (holidays, training, performance reviews etc.)
Guarantee safety standards in compliance with EHS policies and strategies by monitoring the following activities:
Management of assets, systems and procedures according to local legislation (TU 81/08) in collaboration with the FMs, RSPP JLL and the reference account for all sites in the assigned country
Preparation and updating in agreement with the EHS manager of the safety documentation for the services provided both ordinary and extra works (DUVRI) and evacuation plan
Coordinate the recruitment campaign and training for the first aid and firefighting teams
Coordinate site evacuation drills
Point of Contact for security/alarm responding
Deputise/provide cover for Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator when appropriate
All additional duties commensurate to the level of the role
Sounds like you? To apply you need to have:
Ideally 6+ years of experience in Facilities Management role within a large commercial organization
Experience of owning facilities contracts and supplier/contractor management
Experience with EU Facility legislation and governing bodies
Quality Assurance knowledge and experience desirable
Fluency in local language and English essential
Customer focused
Assertive
Possess cultural awareness and sensitivity
Decision making/complex problem solving:
Proactively gathers information from appropriate sources
Probes/considers all of the facts
Considers other perspectives
Refers to long term plans and goals, draws sound inferences
Prioritizes key factors
Acts decisively, promptly and confidently
Able to operate with limited guidance
Excellent verbal and written communication
Strong communication skills, leadership, teamwork, analysis, judgment and customer focus
Planning and organizing:
Able to evaluate priorities and re-juggle as appropriate
Able to resolve conflict and communicate intentions clearly
Deliver on time and with high quality results
A self-starter who possesses intellectual curiosity
A proven team player at ease with sleeves rolled up approach
Spreadsheets and word processing
High level of IT literacy
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Stiamo cercando una figura di Facilities Manager per la nostra linea di business Integrated Facility Management nel team dedicato all'account Amazon.
Scopo del Ruolo
La figura di Facilities Manager (FM) è responsabile della gestione di tutti gli aspetti del servizio facility come dettagliato nella sezione dedicata all'ambito dei lavori del contratto e riporterà al Senior Facilities Manager o al Regional FM. In questa veste, la persona sarà responsabile dell'erogazione del servizio nelle location specificate, misurato attraverso KPI contrattuali o SLA. Il ruolo ha responsabilità funzionale per un settore assegnato dei Client Sites ed è responsabile di tutti gli aspetti relativi alla soddisfazione di clienti e tenant.
La figura di FM lavora direttamente con il cliente locale per garantire una comprensione approfondita dei loro obiettivi e l'implementazione di strategie operative specifiche per ciascuna proprietà che raggiungano gli standard richiesti. Una volta sviluppate, il FM supervisiona l'implementazione di tutte le iniziative e i programmi approvati, gestendo e coordinando gli sforzi del team FM (inclusi collaboratori diretti, fornitori di servizi, appaltatori e dipendenti del building) per raggiungere gli obiettivi. Il FM rappresenta Jones Lang LaSalle nella comunità aziendale e immobiliare locale e regionale per promuovere la reputazione e le capacità di Jones Lang LaSalle presso potenziali tenant e clienti.
Cosa comporta questo lavoro
Comunicazione con il Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT ecc.)
Preparazione e distribuzione delle informazioni relative alle Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) secondo le aspettative del cliente
Approvvigionamento di beni e servizi per gli edifici del cliente utilizzando i team di sourcing di Jones Lang LaSalle
Tenere riunioni regolari con il Landlord, assicurando che i termini del contratto di locazione siano rispettati per il cliente (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali)
Valutazione e pianificazione degli spazi, aggiornamento delle planimetrie utilizzando i partner architetti del cliente
Responsabilità per il raggiungimento dei KPI e degli SLA definiti nel contratto
Project Management durante le fasi di allestimento, interfacciandosi con architetti/landlord, organizzando le pianificazioni dei lavori
Guidare e supportare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di commissioning) durante l'intero ciclo di vita del progetto
Ispezioni del sito (con altri membri del Facility Team): pulizia quotidiana, riscaldamento, ventilazione, aria condizionata, paesaggistica (quando presente)
Garantire che le risorse contrattuali consegnino il lavoro rispettando i target di durata e qualità, affrontando e assicurando la correzione di problemi di sottoperformance
Stabilire e gestire i sistemi informativi necessari per una pianificazione e registrazione efficace dei lavori contrattuali
Elaborazione e controllo di fatture e ordini di lavoro, apertura e monitoraggio dei budget nel sistema finanziario (Oracle), preparazione e aggiornamento delle previsioni
Supervisionare e seguire tutta la manutenzione tecnica per gli impianti (climatizzazione/riscaldamento/sistema antincendio, impianti elettrici ecc.)
Negoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori in allineamento con il team procurement
Pianificazione e budgeting di lavori di allestimento interno e installazioni tecniche
Acquisto di arredi, organizzazione di traslochi interni di uffici/spazi dipartimentali
Gestire un team di receptionist e un Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, inclusa l'allocazione delle risorse, la delega del carico di lavoro, garantendo l'aderenza alle best practice (ruoli non presenti in ogni sede)
Amministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle performance ecc.)
Garantire standard di sicurezza in conformità con le politiche e strategie EHS monitorando le seguenti attività:
Gestione di asset, sistemi e procedure secondo la legislazione locale (TU 81/08) in collaborazione con i FM, RSPP JLL e l'account di riferimento per tutte le sedi nel paese assegnato
Preparazione e aggiornamento in accordo con il responsabile EHS della documentazione di sicurezza per i servizi forniti sia lavori ordinari che straordinari (DUVRI) e piano di evacuazione
Coordinare la campagna di reclutamento e formazione per i team di primo soccorso e antincendio
Coordinare le esercitazioni di evacuazione del sito
Punto di Contatto per risposta a sicurezza/allarmi
Sostituire/fornire copertura per Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator quando appropriato
Tutti i compiti aggiuntivi commisurati al livello del ruolo
Ti riconosci in questo profilo? Per candidarti devi avere:
Idealmente 6+ anni di esperienza nel ruolo di Facilities Management all'interno di una grande organizzazione commerciale
Esperienza nella gestione di contratti facility e nella gestione di fornitori/appaltatori
Esperienza con la legislazione UE sulle Facility e gli enti di governo
Conoscenza ed esperienza di Quality Assurance desiderabili
Conoscenza fluente della lingua locale e dell'inglese essenziale
Orientamento al cliente
Assertività
Possedere consapevolezza culturale e sensibilità
Decision making/risoluzione di problemi complessi:
Raccoglie proattivamente informazioni da fonti appropriate
Esamina/considera tutti i fatti
Considera altre prospettive
Si riferisce a piani e obiettivi a lungo termine, trae inferenze solide
Stabilisce priorità tra i fattori chiave
Agisce con decisione, prontezza e fiducia
Capacità di operare con guida limitata
Eccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta
Forti competenze di comunicazione, leadership, lavoro di squadra, analisi, giudizio e focus sul cliente
Pianificazione e organizzazione:
Capacità di valutare le priorità e riorganizzarle come appropriato
Capacità di risolvere conflitti e comunicare intenzioni chiaramente
Consegnare puntualmente e con risultati di alta qualità
Persona proattiva che possiede curiosità intellettuale
Team player comprovato a proprio agio con un approccio pratico e operativo
Fogli di calcolo e elaborazione testi
Alto livello di alfabetizzazione informatica
Estimated compensation for this position:
40.900 – 51.100 EUR per year
Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.
If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements below. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!
Personalized benefits that support personal well-being and growth:
JLL recognizes the impact that the workplace can have on your wellness, so we offer a supportive culture and comprehensive benefits package that prioritizes mental, physical and emotional health.
About JLL –
We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 102,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 company, we also have an inherent responsibility to drive sustainability and corporate social responsibility. That’s why we’re committed to our purpose to shape the future of real estate for a better world. We’re using the most advanced technology to create rewarding opportunities, amazing spaces and sustainable real estate solutions for our clients, our people, and our communities.
Our core values of teamwork, ethics and excellence are also fundamental to everything we do and we’re honored to be recognized with awards for our success by organizations both globally and locally.
Creating a diverse and inclusive culture where we all feel welcomed, valued and empowered to achieve our full potential is important to who we are today and where we’re headed in the future. And we know that unique backgrounds, experiences and perspectives help us think bigger, spark innovation and succeed together.
