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Sintesi del Ruolo
L'Assistant Purchasing Manager supporta il Purchasing Manager nella gestione quotidiana delle attività di approvvigionamento dell'hotel, garantendo la corretta acquisizione, ricezione, stoccaggio e distribuzione di merci, materie prime e materiali necessari alle operazioni.
Collabora con i reparti Food & Beverage, Cucina, Housekeeping, Engineering e Finance per assicurare la disponibilità dei prodotti richiesti, il rispetto degli standard qualitativi e il controllo dei costi. Contribuisce inoltre alla gestione delle scorte, al mantenimento dei rapporti con i fornitori e alla corretta applicazione delle procedure aziendali.
Profilo del Candidato Formazione ed Esperienza
- Laurea in Economia, Amministrazione Aziendale, Hospitality Management, Supply Chain Management o discipline affini costituisce titolo preferenziale.
- Esperienza di almeno 2 anni in ambito Acquisti, Procurement, Cost Control, Finance o funzioni correlate, preferibilmente nel settore alberghiero.
- Familiarità con sistemi gestionali per acquisti e magazzino.
- Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel.
- Precisione, capacità organizzativa e orientamento al dettaglio.
Principali Responsabilità Supporto alle Attività di Purchasing
- Supportare il Purchasing Manager nella gestione operativa degli acquisti per tutti i reparti dell'hotel.
- Emettere e monitorare gli ordini di acquisto, garantendo continuità nelle forniture.
- Collaborare alla selezione e alla gestione dei fornitori approvati nel rispetto delle procedure aziendali.
- Richiedere e confrontare offerte commerciali assicurando il miglior equilibrio tra qualità, servizio e costo.
- Monitorare la disponibilità dei prodotti e coordinare le consegne con i fornitori.
- Gestire le richieste di approvvigionamento provenienti dai diversi dipartimenti.
- Mantenere aggiornata la documentazione relativa agli acquisti e ai fornitori.
- Segnalare tempestivamente eventuali criticità legate alle forniture o alle consegne.
Gestione Magazzino e Controllo delle Scorte
- Supportare il monitoraggio delle scorte di alimenti, bevande, materiali di consumo e forniture operative.
- Garantire la corretta rotazione delle merci secondo il principio FIFO (First In, First Out).
- Partecipare alle attività di inventario periodico e di chiusura di fine mese.
- Verificare che i prodotti siano conservati secondo gli standard igienico-sanitari previsti.
- Contribuire alla riduzione di sprechi, obsolescenze e differenze inventariali.
- Monitorare i livelli di stock e segnalare situazioni di sottoscorta o eccedenza.
- Assicurare l'accuratezza delle giacenze registrate nei sistemi aziendali.
Ricevimento Merci e Controllo Qualità
- Verificare la corrispondenza tra merci consegnate, ordini emessi e documentazione di accompagnamento.
- Controllare quantità, qualità, condizioni e conformità dei prodotti ricevuti rispetto alle specifiche richieste.
- Gestire eventuali non conformità, resi o contestazioni con i fornitori.
- Garantire la corretta registrazione e archiviazione dei documenti di ricevimento merci.
- Contribuire alla sicurezza e all'integrità delle aree di magazzino e stoccaggio.
Supporto Amministrativo e Controllo Costi
- Verificare e processare le fatture fornitori in collaborazione con il reparto Finance.
- Assicurare la corretta registrazione delle transazioni di acquisto nei sistemi aziendali.
- Collaborare all'elaborazione di report relativi ai costi Food & Beverage e ai materiali di consumo.
- Supportare le attività di chiusura mensile legate ad acquisti e inventari.
- Preparare reportistica e analisi richieste dal management.
- Gestire e archiviare contratti, listini e documentazione amministrativa.
- Identificare opportunità di efficientamento e contenimento dei costi.
Conformità e Standard Operativi
- Operare nel rispetto delle policy aziendali e delle procedure di acquisto in vigore.
- Garantire la conformità agli standard Marriott, alle normative locali e alle disposizioni in materia di sicurezza alimentare.
- Supportare audit interni ed esterni fornendo documentazione completa e accurata.
- Mantenere la riservatezza delle informazioni commerciali e delle condizioni negoziate con i fornitori.
- Promuovere il rispetto delle normative in materia di salute, sicurezza e sicurezza sul lavoro.
Collaborazione Interfunzionale
- Sviluppare relazioni professionali efficaci con fornitori e stakeholder interni.
- Collaborare costantemente con i reparti Cucina, Food & Beverage, Finance, Housekeeping ed Engineering.
- Comunicare tempestivamente eventuali problematiche relative a disponibilità prodotti, prezzi o forniture.
- Partecipare a riunioni operative e attività formative previste dall'azienda.
- Supportare iniziative volte al miglioramento continuo dei processi di acquisto e gestione delle scorte.
Supporto al Coordinamento del Team
- Fornire supporto operativo alle attività di ricevimento merci e magazzino.
- Affiancare e formare il personale coinvolto nelle attività di stoccaggio e ricevimento.
- Promuovere un ambiente di lavoro collaborativo, orientato alla qualità e al raggiungimento degli obiettivi.
- Assumere la gestione delle attività operative quotidiane del reparto in assenza del Purchasing Manager.
- Agire con professionalità, integrità e forte attenzione ai dettagli.
Altre Responsabilità
- Svolgere eventuali attività aggiuntive assegnate dal Purchasing Manager, dal Director of Finance o dal Management dell'hotel.
- Dimostrare flessibilità e disponibilità nel supportare le esigenze operative della struttura.
- Utilizzare efficacemente i sistemi informatici dedicati agli acquisti e alla gestione del magazzino.
- Contribuire attivamente a iniziative di miglioramento dell'efficienza operativa e del controllo dei costi.
